施設紹介

お申し込みについて

ご利用のお申し込みについて

■使用時間  午前9時から午後10時まで
■休館日  月曜日
(月曜日が休日にあたるときはその翌日)、休日の翌日  年末年始(12月29日から翌年1月3日まで)
■申し込み方法  申請者が直接ご来館のうえ、所定の使用許可申請書によりお申し込みください。(印鑑不要)
 電話、郵送によるお申し込み、および仮予約はお受けできません。
■申し込み受付時間  開館日の午前9時から午後5時まで。
■申し込み受付期間
 (1)大ホールおよび小ホールの使用申し込み期間は、使用日(2日以上にわたって使用する場合には
    使用日初日)の1年前にあたる月の初日(該当する日が休館日にあたる場合は翌開館日)から
    使用日の40日前までです。
    詳しくは岡谷市文化会館条例施行規則をご覧ください。
 (2)練習室および会議室の使用申し込み期間は、使用日の2ヶ月前(該当する日が休館日にあたる場合
    は翌開館日)から使用日の前開館日までです。
 (3)リハーサル室の使用申し込み期間は、原則として大ホールの使用がない場合に限り、使用日の39
    日前から使用日の前開館日までです。
 (4)ホールと併せてリハーサル室、練習室又は会議室を使用する場合は、ホールの受付期間に準じます。
 (5)催し物(練習等を含む)の内容が、文化芸術の振興に寄与すると、指定管理者(公益財団法人おか
    や文化振興事業団)が認めるものについては、ホール、練習室、会議室の使用申し込みを、上記期
    間の1ヶ月前より受け付けます。
■申し込み受付順位
 原則として使用許可申請書を受理した順位となります。
 ただし、受付開始日の午前9時までに同一日時の使用を希望する申し込みが2件以上ある場合には、抽選
 で受付順位を決めます。
■連続使用について
 ホールの連続使用可能日数は、原則として4日以内です。4日を超えて利用する場合には、別に届出が必
 要になります。
■使用許可と使用料の納入について
 施設使用料
  施設使用許可申請書の受理後に内定通知書を送付いたしますので、内定通知書に記載された納付期限内
  に、会館窓口にて遅滞なくお納めください。なお、納付期限を過ぎても使用料の納入がない場合、使用
  を取り消すことがありますのでご注意ください。
  また、リハーサル室、練習室、会議室を単独で使用する場合は、使用申し込みの時点で使用料を納めて
  ください。
 付属設備使用料
  舞台、照明、音響、楽屋、冷暖房等の使用料は、使用日当日のご精算となります。
  なお、連続する2日以上にわたって使用する場合には、使用最終日の一括精算となります。
  施設使用許可承認書は、施設使用料を納入される時点でお渡しします。
  施設使用料および付属設備使用料は、会館窓口にて現金でお納めください。
■施設使用の制限・取り消しについて  次の場合は、施設の使用許可はできません。
 ●公益もしくは公安を害する、または風俗を乱す恐れがあると認められる場合。
 ●建物および付属設備等を毀損する恐れがあると認められる場合。
 ●管理運営上支障をきたす恐れがあると認められる場合次の場合は、既に使用許可を受けていても、使用の
  取り消し、または停止することがあります。
 ●会館の管理規則に違反したと認められる場合
 ●使用許可の際に付した条件に違反したことが認められる場合。
■利用権の譲渡等の禁止
 使用許可を受けた施設や設備を使用目的以外に使用したり、使用権の譲渡、または転貸することはできま
 せん。
■使用の変更・取り消しについて
 使用許可申請書の内容に変更が生じた場合には、すみやかに使用許可変更申請をしてください。ただし、
 日の変更につきましては予約取消を行った後、改めてご予約いただく扱いになります。使用の取り消しを
 する場合は、印鑑を持参のうえ、すみやかに使用取消届を提出してください。
 なお、一度納められた使用料は返金できませんのでご注意ください。ただし、所定の期間内に使用取消届
 が提出された場合には、使用料の一定額が還付されます。

ご利用にあたって

■会場の設営・片付けについて
 会場の設営・片付けは利用時間内に主催者が行ってください。

■係員の配置等について
 主催者は必ず会場責任者をおき、常に連絡がとれる態勢にしてください。
 入場者の整理や案内、放送、もぎり、接待ならびに駐車場整理等に必要な人員は主催者側で手配してください。
 なお、事故等が発生した場合は、会館職員の指示に従ってください。

■関係官公署等への届出について
 次に該当する場合は関係官公署へ必要な手続きを行ってください。
 火気使用関係
  岡谷市消防署  (0266)22-0119
 音楽著作権関係……
  日本音楽著作権協会大宮支部  (048)643-5461

■会館への提出物
 「物品販売等承認申請書」……催し物に関連する物品を展示または販売する場合。
 「写真、ビデオ撮影、録音等承認申請書」……業者による写真・ビデオ撮影、録音を行う場合。
 「警備に関する誓約書」……大ホールまたは小ホールをご使用になる場合には、会館内外および駐車場の事故防止、混乱防止のために係員の配置計画を提出してください。

■事前打ち合せ
 大ホールまたは小ホールをご使用になる場合は、使用日の10日前位までに、舞台付属設備、会場警備等について会館職員と打ち合せを行ってください。またその際には、進行表、プログラム、舞台仕込図等を持参してください。(打ち合せの日時につきましては、あらかじめご連絡ください)

■駐車場
 駐車場案内、誘導は主催者側が責任をもって行ってください。
 ポスター・チラシ等を作製する場合は、「周辺店舗等への駐車厳禁」の旨を明記してください。
 駐車場には限りがありますので、車での来場を避けるよう周知徹底してください。

ご利用上の注意

  • 使用施設の定員を厳守すること。(大ホール1,446名、小ホール300名)
  • 入場者の安全を確保すること。
  • 施設の使用開始、終了にあたって、使用許可承認書に記載されている時間を厳守すること。
  • 使用許可を受けていない施設、付属設備の使用および出入りはしないこと。
  • 原則として、グランドロビーでは受付行為はできません。
  • 会館内において、無断で寄付金の募集や物品の販売を行わないこと。
  • 壁や柱等には貼り紙をしないこと。
  • 所定の場所以外での飲食、喫煙、または火気の使用をしないこと。
  • 風紀を乱す者、または乱す恐れのある者を入場させないこと。
  • 他人に危害を及ぼしたり、他人に迷惑になる物品もしくは危険物を保持する者を入場させないこと。
  • 騒音を発したり暴力行為等、他人に迷惑を及ぼす行為をしないこと。
  • ゴミは主催者が責任をもって処理すること。また、会館内外を不潔にしないこと。
  • 終了にあたっては会館職員の指示に従い、付属設備・備品等を原状に戻し、
  • 持ち込み品を完全に撤去すること。
  • 施設、備品等を破損または紛失したときは、ただちに会館に届け出るとともに指示を受けること。
  • その他、会館職員の指示に従うこと。